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Corona als Treiber von Innovation?

06.04.2020 02:33
Kaum noch vorstellbar, dass es gerade mal ein paar Wochen her ist, dass die Veranstalter von Messen, Kongressen und Fortbildungsveranstaltungen noch davon ausgingen, ihre Events wie geplant durchziehen zu können. Dann hagelte es innerhalb weniger Tage Absagen. Wie so häufig kann eine Krise aber auch eine Chance sein – im Fall der Corona-Pandemie für Veranstaltungs- und Fortbildungsagenturen, die über Erfahrung mit Online-Veranstaltungen verfügen. Über die aktuellen Kontaktbeschränkungen hinaus könnte die Pandemie aber auch dazu führen, dass der grundsätzliche Sinn mancher „Vor-Ort-Events“ in Frage gestellt wird und Veranstaltungen in Zukunft öfter virtuell stattfinden.

>> Angesichts der aktuellen Situation im Veranstaltungsmarkt präsentiert die Vivactis Group mit ihrem deutschen Partner ABC Healthcare die digitale Alternative „Hyperfair“, mit der Veranstaltungen auch in Zeiten von COVID-19 stattfinden können. „Hyperfair“ soll das abbilden, was auch auf realen Kongressen nicht fehlen darf: So kann zum Beispiel eine E-Poster-Session realisiert werden, man kann kleine Besprechungsräume buchen, und geschützte Bereiche, wie beispielsweise der „roof top“, stehen für besondere Veranstaltungen zur Verfügung. Dabei können diverse Branding- und Werbeflächen für eine größere Sichtbarkeit der gewünschten Inhalte sorgen, und mithilfe von 3D-Objekten, Hologrammen und 360-Grad-Videos lassen sich erklärungsbedürftige Inhalte besonders aufmerksamkeitsstark aufbereiten.

Für Inga Wunderlich, Geschäftsleiterin bei ABC Healthcare, ist an „Hyperfair“ besonders zukunftsweisend, dass sich individuell erstellbare Avatare im Rahmen einer virtuellen Kongresshalle direkt zum gewünschten Veranstaltungsort oder Stand teleportieren lassen. „‚Hyperfair‘ ermöglicht so eine besonders effiziente Zeitausnutzung bei einem gewohnt breiten Wissensaustausch zwischen Besuchern und Veranstaltern“, so Wunderlich. Ein weiterer Vorteil sei, dass die Besucher genau wie bei einer Live-Veranstaltung in der Kongresshalle in Interaktionen mit den Industriepartnern treten können, die hier virtuelle Standflächen besetzen. „Im Austausch von Avatar zu Avatar kann der Besucher dabei am Stand unkompliziert alle Informationen erfragen, die er von der Veranstaltung mit nach Hause nehmen möchte“, erklärt Inga Wunderlich. Zudem gibt es mit den sogenannten „eQuizes“ auch die Möglichkeit einer Online-CME-Akkreditierung.

Ein „bestechender“ Vorteil sei zudem, dass „Hyperfair“, einmal aufgesetzt, so lange „geöffnet“ sein könne, wie der Mandant es wünscht, und das 24/7, was gerade in Zeiten einer globalisierten Besucherschaft immer wichtiger werde. Hinzu kommt, dass in einer bereits laufenden Veranstaltung auch kurzfristig Veränderungen vorgenommen werden können – zum Beispiel können Symposien, die besonders gut besucht werden, direkt in der Sichtbarkeit hervorgehoben und sogar gleich mehrfach wiederholt werden.

Ein weiterer attraktiver Aspekt aus Veranstaltersicht ist die lückenlose Auswertung der Besucherdaten, die ein Tracking der individuellen Zielsetzungen ermöglicht und Insights zum Lernverhalten der Besucher liefert. Bereits durchgeführte Veranstaltungen zeigen nach Angaben von ABC Healthcare die Effektivität der virtuell durchgeführten Veranstaltungen, die lange Verweildauer der Besucher und den hohen Grad an Interaktivität. Zudem könne man mit „Hyperfair“ als digitale Alternative bis zu 80 Prozent der Kosten im Vergleich zu einer vergleichbaren Vor-Ort-Veranstaltung einsparen. Je nach Design der Veranstaltung dauere das Aufsetzen nur circa zwei bis sechs Wochen.

Die Frage, ob Veranstalter und die medizinische Community überhaupt schon bereit für solche virtuellen Veranstaltungen sei, beantwortet Inga Wunderlich mit einem entschiedenen „Und ob!“. „In den letzten Wochen sind Hunderte von Anfragen beim Netzwerk eingegangen. Der Bedarf scheint gerade in Zeiten von Corona riesig zu sein.“ Doch auch unabhägig von der aktuellen Situation denkt sie, dass in einer zunehmend globalisierten Welt mit einer hohen sozialen und ökologischen Verantwortung der Unternehmen Onlineformate generell einen immer größeren Stellenwert einnehmen werden. „Unsere Erfahrungen zeigen, dass der virtuelle Austausch nicht weniger effektiv ist als das bekannte Face-to-Face. Vielmehr setzt ‚Hyperfair‘ beim Bewährten an und schafft auf digitaler Ebene innovative Möglichkeiten eines noch besseren Miteinanders im wissenschaftlichen Kontext.“

Praktisch zeitgleich mit der Absage aller Veranstaltungen hat die Agentur Proske, ein Outsourcing-Partner für Veranstaltungen und strategische Meeting-Management-Programme, ihre neue „Virtual Venue“-Plattform vorgestellt, mit der Unternehmen ihre Meetings und Veranstaltungen in Echtzeit in einer virtuellen Umgebung durchführen können. Die Agentur reagiert damit über die akute COVID-19-Krise hinaus auf eine langfristige Entwicklung hin zu webbasierten und ressourcenschonenden Meetings. „Die Corona-Krise zwingt Veranstaltungsmanager zu disruptiven Veränderungen. Das Bedürfnis nach virtuellen Meetings und Events, die über Videokonferenz-Lösungen hinausgehen, sehen wir unabhängig davon aber schon länger. Mit unserer nun vorgestellten ‚Virtual Venue‘-Plattform tragen wir dieser Entwicklung Rechnung und ermöglichen es Unternehmen, alle Veranstaltungen online durchzuführen“, sagt Geschäftsführer René Proske.

Mit virtuellen Räumen für Live- und Produktpräsentationen sowie 1:1-Interaktionen möchte Proske neue Standards für webbasierte Meetings und Events schaffen. So sind auch große Tagungen und Kongresse vollständig mit der Plattform abbildbar. Die virtuelle Umgebung kann dabei individuell, zum Beispiel auch mit einem entsprechenden Branding, auf das ausrichtende Unternehmen zugeschnitten werden.

Zwar steige die Nachfrage nach virtuellen Konferenzen – im Zusammenhang mit dem Ziel von Kosteneinsparungen und dem Aspekt der Nachhaltigkeit – bereits seit einigen Jahren kontinuierlich an, so Proske. „Allerdings unterstützen die meisten aktuell verfügbaren Lösungen die Kommunikationsbedürfnisse nur bedingt. So ist die aktive Einbindung einer großen Zahl von Teilnehmern bei den meisten Systemen nicht oder nur bedingt möglich.“ Ausgelöst durch die Corona-Krise würden sich Unternehmen und Kongressveranstalter aber nun verstärkt auf die Suche nach Systemen machen, welche die Kommunikation an eine größere Anzahl von Teilnehmern erlauben, aber auch zusätzliche Formate, wie zum Beispiel separate Meeting-Räume einbinden. Die Agentur Proske habe bereits seit längerem an einer entsprechenden Plattform gearbeitet, diese aber nun innerhalb kürzester Zeit fertiggestellt. Vergleichbar mit Konzepten der Gaming-Branche sei es das Ziel von „Virtual Venue“, die Aufmerksamkeit der Besucher über eine Vielzahl von Inhalten und über interaktive Features fokussiert auf der Plattform zu halten, so René Proske. „Dabei wird deutlich, dass – anders als bei realen Veranstaltungen – die Teilnehmer noch stärker in das Kommunikationskonzept eingebunden werden müssen.“

Als klar wurde, dass grundsätzlich keine Präsenzveranstaltungen mehr stattfinden können, konnten auch die Kommunikationsexperten für Medizin und Marketing the.messengers schnell und proaktiv (re)agieren. „Durch unsere langjährige Routine mit zertifizierten, interaktiven Webinaren in unterschiedlichen Settings verfügen wir nicht nur über die notwendige Inhouse-Expertise, sondern auch über ein erprobtes Netzwerk“, sagt Geschäftsführerin Anke Westerhoff. „Dabei waren wir und unsere Partner in den letzten Wochen immer öfter Troubleshooter und haben zum Teil sehr ungewöhnliche Lösungswege gefunden.“

Auch wenn im Moment vieles unter Zeitdruck passiere, die Virtualisierung von Veranstaltungen beginne mit den Inhalten, der Form und dem Umfang, so Westerhoff. Sie rät eher davon ab, eine ganztägige Veranstaltung 1:1 in ein Streaming zu übertragen – „lieber überlegen wir, welche Kernthemen mit der größtmöglichen Lerntiefe, also live, bearbeitet werden sollten, und welche weiterführenden Inhalte man als On-Demand-Learnings aufbereiten kann“. Sei ohnehin eine aktive Beteiligung der Teilnehmer, wie Breakout-Sessions oder Umfragen, geplant gewesen, könne diese meistens auch online umgesetzt werden. Bei reinen Vortragsveranstaltungen empfehle sie aber häufig eine Erweiterung um interaktive Elemente, um die Distanz zwischen den Teilnehmern untereinander, aber auch zu den Referenten und letztlich zu den vermittelten Inhalten zu überbrücken. Es gehe darum, den Grundsatz „form follows function“ weiterzudenken. „Denn auch wenn – oder gerade weil – Virtualisierung das Gebot der Stunde ist, sollten wir alle Inhalte so individuell und interaktiv wie möglich vermitteln. Streaming muss kein Frontalunterricht sein“, so Westerhoff.

Der nächste Schritt bestehe darin zu überlegen, welche technische Lösung die individuell beste sei. Dabei können the.messengers auf Webinarstandards, aber auch auf Eigenentwicklungen, welche die Agentur von der Auslastung der bekannten Anbieter, aber auch von überlasteten Leitungen unabhängig machen. Grundsätzlich seien aber natürlich auch Instagram, YouTube & Co. geeignet, wenn man sich nicht an medizinische oder pharmazeutische Fachgruppen richte. „Häufig arbeiten unsere Kunden aber auch bereits mit einem oder mehreren dieser Systeme, und wir entwickeln dann integrative Lösungen“, sagt Anke Westerhoff.

Die wesentliche Herausforderung besteht für sie häufig nicht in der Technik, sondern deren Vermittlung an den Menschen. Denn viele Referenten hätten Vorerfahrungen mit den unterschiedlichsten Systemen – „wenn diese gut waren, möchten diese positive Erfahrungen natürlich reproduziert werden“. Deshalb sei hier viel Fingerspitzengefühl gefragt, um für die jeweils beste technische Lösung auch die Akzeptanz aller Beteiligten zu erreichen. Vieles andere bleibe aber auch in Pandemie-Zeiten Routine: DSGVO-Konformität, Compliancefragen, CME-Punkte und vieles mehr.

Für Anke Westerhoff ist Online „selbstverständlich“ mehr als ein Surrogat für Präsenzverantaltungen. „Schon vor Corona haben wir zum Beispiel sogenannte Multi-Center-Webinare gemacht, bei denen ganze Klinikteams über Ländergrenzen hinweg zugeschaltet sind und gegeneinander antreten. Als analoge Veranstaltung wäre das und vieles andere kaum möglich.“

„Deutschland macht in Sachen Digitalisierung gerade einen Crashkurs“, konstatiert Anke Westerhoff. Dabei träten viele Vorteile, wie Zeit- und Kosteneffizienz, Compliancefragen, aber auch Interregionalität, deutlich hervor. Digitale Formate ließen sich auch einfacher für einen interdisziplinären Austausch öffnen, beispielsweise durch die Einbindung von Pflege oder Verwaltung. „In Zukunft werden verstärkt solche Formate erfolgreich sein, die die Intensität und Lerntiefe von Präsenzveranstaltungen mit diesen Pluspunkten verknüpfen: Analog und digital werden sich nicht konkurrierend, sondern komplementär entwickeln.“

Marco Dröge von der Kölner Agentur face to face communication, die methodisch-didaktische Kreativkonzepte für die Zielgruppen Ärzte, Apotheker und Unternehmensmitarbeiter entwickelt, berichtet, vor dem Ausbruch der Pandemie hätten Präsenz-Veranstaltungen circa 80 Prozent des Geschäfts ausgemacht. Grundsätzlich liege die Kunst aber in der richtigen Mischung bzw. der sinnvollen Verknüpfung von Präsenzveranstaltungen und digitalen Formaten, weshalb man bereits vor einigen Jahren begonnen habe, einen höheren Fokus auf digitale Kommunikationslösungen zu legen. „Heute profitieren wir natürlich im Besonderen von diesem Wissen und unserer Erfahrung. So können wir in diesen schwierigen Zeiten kompetent beraten und auch kurzfristig sinnvolle Lösungen finden.“ Acht Stunden Online-Videokonferenzen am Tag machten nicht nur keinen Spaß, sondern seien auch aus lernpsychologischer Sicht nicht sinnvoll. Es gelte umso mehr, Wissen kompakt, convenient und begeisternd aufzubereiten. „Healthcare Professionals haben gerade alle Hände voll zu tun und Fort- und Weiterbildungen müssen dieser Situation angepasst werden“, betont Marco Dröge.

Aufgrund der aktuellen Situation würden bereits gebuchte Veranstaltungen zum Teil verschoben oder auch ganz gecancelt. Oder aber eben nun online durchgeführt – beispielsweise habe man gerade ein Außendienst-Training mit rund 60 Teilnehmern auf digitalem Weg umgesetzt. „Dabei haben wir einen hohen Fokus auf Interaktionen gelegt, weil so nicht nur die Aufmerksamkeit der Teilnehmer hoch gehalten wird, sondern sie auch aktiv in das Geschehen eingebunden werden“, so Dröge. „Wenn man es richtig angeht, können Online-Schulungen genau so effektiv in der Wissensvermittlung sein wie Präsenzveranstaltungen.“ Gerade die Aufbereitung der Inhalte und eine außergewöhnliche Konzeption, aber vor allem auch die Möglichkeit, auf das individuelle Lernverhalten der Teilnehmer eingehen zu können, könnten einen sehr positiven Effekt auf die Erreichung der Kommunikationsziele haben.

Der vielleicht größte Vorteil bietet sich für Marco Dröge aber, wenn man in den Bereich virtueller Realitäten vordringt: Hier seien der Gestaltung fast keine Grenzen gesetzt, man könne das Wissen in Räumen und durch interaktive Methodiken vermitteln, die in einer Präsenzveranstaltung schlicht nicht möglich wären. „Stellen Sie sich zum Beispiel vor, man trifft sich bei einer Kardiologen-Veranstaltung in einer riesigen Herzkammer und kann Wirkmechanismen oder operative Eingriffe live um sich herum beobachten, während der Referent die Details erläutert.“ Parallel dazu könne man in einem Live-Stream auf einer virtuellen Leinwand die Herz-OP aus Sicht des Operateurs sehen, und im Anschluss das Erlernte an einem virtuellen Patienten direkt anwenden und offene Fragen sofort mit Kollegen diskutieren. „Auf diese Weise erreicht man ein ganz neues Level der Immersion und der Verankerung des Wissens in den Köpfen der Teilnehmer“, so Marco Dröge. Referenten können dabei sogar als 3D-Avatare durch einen 360°-Bodyscan in der virtuellen Welt mit ihrem eigenen Gesicht und Körper vertreten sein.

Noch nicht so bekannt ist nach Dröges Eindruck, dass auch Veranstaltungen mit bis zu 500 Teilnehmern auf diese Weise durchführbar seien. Und digitale Tools ermöglichten sogar den Austausch der Teilnehmer untereinander – dieser Aspekt sei wichtig, weil der Austausch nicht nur den Menschen wichtig sei, sondern auch eine wichtige Funktion im Lernprozess habe. Die Möglichkeiten der Audio-Verarbeitung seien dermaßen fortgeschritten, dass das System erkenne, wo man sich aufhalte und neben wem man im virtuellen Raum stehe – über ein VR-Headset könne man sich ganz normal mit den „Personen“ in der Nähe unterhalten, während man andere, die weiter weg sind, nur ganz leise wahrnehme. „So sind im Grunde Präsenzveranstaltungen abbildbar, auch wenn die Präsenz nur durch virtuelle Körper bestritten wird.“

Auch wenn die Kunden ihre Bemühungen in der Digitalisierung krisenbedingt gerade sehr intensivieren, geht Marco Dröge nicht davon aus, dass nach der Pandemie Präsenzveranstaltungen als verzichtbar angesehen werden. Denn auch dann werde nur eine intelligente Verknüpfung beider Welten – on- und offline – optimale Ergebnisse bei der Wissensvermittlung erzielen. „Wer nur auf Digital setzt, springt zu kurz. Es wird immer Formate der Wissens- oder Emotionsvermittlung geben, die auf Präsenzbasis mit allen Teilnehmern im selben Raum am besten funktionieren. <<

Ausgabe 04 / 2020

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