■ Phase 1 – Vor dem Kongress: Interesse wecken, Präsenz planen, Netzwerk aktivieren

Der Kongress beginnt lange vor dem ersten Vortrag. Wer früh ansetzt, kann die begrenzte Zeit vor Ort optimal nutzen. Neben der Monate im Voraus oft angestoßenen inhaltlich-strategischen Konzeption, gilt es die Zielgruppen frühzeitig einzubinden. So lassen sich bereits Wochen vorher über 
Social Media durchdacht HCPs ansprechen, etwa durch serielle LinkedIn-Postings oder gezielte Ads. Die können zum Beispiel Standpräsenz oder Symposiumsthemen zum Inhalt haben.

Parallel lohnt sich der strategische Blick auf mögliche Kooperationen: Ausgewählte Key Opinion Leader oder Digital Opinion Leader wirken besonders glaubwürdig, wenn sie als Kongressreporter oder Panelgäste eingebunden werden.

Auch organisatorisch zahlt sich Voraussicht aus: Sollen Symposien gestreamt oder begleitende Landingpages erstellt werden, braucht es einen klaren Aktionsplan. Ein durchdachtes, integriertes Konzept ersetzt dabei das Silodenken einzelner Maßnahmen. Wer bereits jetzt an die Nachkommunikation denkt – etwa durch Interviewslots oder Umfragen am Stand – spart später Zeit und Ressourcen.

■ Phase 2 – Während des Kongresses: Sichtbarkeit schaffen, Inhalte generieren

Wenn die Kongresstüren sich öffnen, geht es um Präsenz und Kommunikation – vor Ort wie digital. Für die Teilnehmenden bieten sich klassische Formate wie Symposien oder kompakte Meet-the-Expert-Runden an, die medizinischen Mehrwert schaffen und nebenbei Journalist:innen binden können.

Wer auch die Daheimgebliebenen erreichen möchte, kann über hybride Formate oder Livestreams Reichweite generieren. Besonders effektiv ist die Einbindung digital erfahrener DOLs, die über eigene Kanäle live berichten – vom Stand, aus Symposien oder mit Wrap-ups.

Gleichzeitig entsteht wertvoller Content: Interviews mit KOLs, Podcastaufnahmen im Kongressumfeld oder auch kurze Umfragen lassen sich direkt vor Ort produzieren. Auch ein begleitendes Medical Writing kann gezielt Inhalte dokumentieren, etwa für spätere Reports oder Fachbeiträge.

Wer vorbereitet ist, schöpft das kommunikative Potenzial voll aus.

■ Phase 3 – Nach dem Kongress: Inhalte verlängern, Zielgruppen binden

 
Mit dem Abbau des letzten Rollups endet der Kongress – aber nicht seine kommunikative Wirkung. Jetzt beginnt die Phase, in der Sichtbarkeit verstetigt wird.

Inhalte wie Interviews oder Kongressberichte lassen sich über Landingpages, Social Media oder Fachnewsletter zielgerichtet ausspielen – HWG-konform und nachhaltig. Auch die im Verlauf gesammelten Insights verdienen Aufmerksamkeit: Welche Fragen wurden gestellt? Welche Themen haben besonders resoniert? Die Analyse dieser Erkenntnisse liefert wertvolle Impulse für Medical Affairs und Marketing.

Zusätzlich kann ein inhaltlicher Nachklang gesetzt werden – etwa durch digitale Expertentalks, ein journalistisches Debriefing oder Sonderveröffentlichungen in Fachmedien. Auch DOLs lassen sich erneut einbinden, etwa mit abschließenden Wrap-ups in Videoform.

So wird aus dem Kongress ein kommunikativer Zyklus, der weit über das Event hinaus wirkt.

■ Fazit

Kongresse sind kein Einmal-Event – sie sind ein Kommunika-tionszyklus. Wer Kongresse als ganzheitliches Kommunikationsinstrument betrachtet, erweitert den Nutzen weit über den Veranstaltungstag hinaus. Statt punktueller Maßnahmen braucht es integrierte Strategien: Vordenken, präsent sein, nachhalten.

Mit dem richtigen Konzept werden Kongresse zum Ankerpunkt einer übergreifenden Medical Communication – relevant, sichtbar und nachhaltig.

 

Nike Dunkel-Klauck ist Head of Medical Affairs bei Medperion Communication. Die Agentur unterstützt Medical Teams bei der Planung und Umsetzung von Kongressen und wissenschaftlichen Veranstaltungen – mit einem integrierten Blick auf Prozesse, Inhalte und Stakeholder. Wer seine Kongress-Kommunikation strukturiert, sichtbar und wirkungsvoll aufstellen möchte, profitiert von der Erfahrung aus zahlreichen Projekten in unterschiedlichen Indikationen und Formaten.
E-Mail: nike.dunkel-klauck@medical-consulting.de